Fundacja S.E.N.S przykłada szczególną wagę do ochrony danych osobowych gromadzonych w ramach i w związku z prowadzoną działalnością. Gwarantujemy przy tym najwyższe standardy ich zabezpieczeń, zarówno o charakterze informatycznym, jak i organizacyjnym. W ten sposób wypełniamy nie tylko ciążące na nas obowiązki prawne, wynikające w szczególności z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwanego dalej Rozporządzeniem), ale również – a raczej przede wszystkim – realizujemy zobowiązania wobec osób, które obdarzyły nas swoim zaufaniem, tj. na rzecz których działamy lub które wspierają w jakikolwiek sposób działalność naszej Fundacji.

Poniżej znajdziecie Państwo informacje na temat gromadzenia, przetwarzania i powierzania Państwa danych osobowych, których administratorem jest Fundacja S.E.N.S. Szczegółowe uregulowania w tym zakresie zawiera „Polityka Ochrony Danych Osobowych w Fundacji S.E.N.S” z dnia 25 maja 2018 r. (oraz pozostałe regulacje wewnętrzne), którą udostępniamy na każde Państwa życzenie.

 

  1. Definicje

Użyte poniżej określenia oznaczają:

Partnerzy – osoby fizyczne, a także ich pracownicy lub współpracownicy, a także pracownicy lub współpracownicy osób prawnych i innych podmiotów (krajowych lub zagranicznych; prowadzących lub nieprowadzących działalność gospodarczą), oraz wszelkie osoby działające w ich imieniu lub na ich rzecz, bez względu na fakt posiadania stosownego umocowania oraz na fakt podpisania jakiejkolwiek umowy pomiędzy taką osobą a Fundacją,

  1. a) wspierające w jakikolwiek sposób działania statutowe Fundacji, w tym w szczególności poprzez udzielanie wsparcia finansowego (np. w formie darowizn) lub materialnego w innej formie (np. udostępnienie sprzętu, pomieszczeń lub środków transportu), a także niematerialnego (np. poprzez przygotowanie i publikację materiałów nt. Fundacji i jej działań czy objęcie nad nimi patronatu), w tym także odpłatnie lub częściowo odpłatnie,
  2. b) organizujące, współorganizujące lub będące partnerem wydarzeń i innych przedsięwzięć organizowanych lub współorganizowanych przez Fundację, a także których partnerem jest Fundacja,
  3. c) osoby fizyczne zasiadające w Radzie Partnerów Fundacji

Uczestnicy – wszelkie osoby fizyczne będące, pośrednio lub bezpośrednio, beneficjentami działań statutowych Fundacji, w tym uczestnicy wszelkich wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Fundację lub których partnerem jest Fundacja, w tym w szczególności wystaw, koncertów, spotkań, wykładów, szkoleń, prezentacji, bez względu czy udział taki jest odpłatny lub nieodpłatny, a także odbiorców treści masowych publikowanych przez Fundację (np. w newsletterów czy podcastów)

Współpracownicy – Fundatorzy, członkowie Zarządu i Rady Fundacji, pracownicy oraz inne osoby zatrudnione w Fundacji bez względu na podstawę prawną zatrudnienia, kandydaci do zatrudnienia, a także inne osoby podmioty działające na rzecz lub zlecenie Fundacji, w tym ich pracownicy lub współpracownicy, bez względu czy działanie takie jest odpłatne lub nieodpłatne

Kontaktujący – osoby niebędące Partnerami, Uczestnikami lub Współpracownikami kontaktujące się z Fundację lub z którymi Fundacja kontaktuje się w jakiejkolwiek sprawie, bez względu na wykorzystywany w tym celu kanał komunikacji (np. poprzez formularz kontaktowy, telefonicznie lub poprzez pocztę elektroniczną).

W razie wątpliwości powyższe definicje interpretujemy rozszerzająco oraz stosujemy szerszy zakres obowiązków administratora danych osobowych w razie krzyżowani się ich zakresów pojęciowych.

 

  1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja S.E.N.S z siedzibą w Krakowie (zwaną dalej Fundacją).

W sprawach ochrony danych osobowych kontakt z Fundacją możliwy jest:

listownie na adres: ul. Mała 1/11, 31-103 Kraków

elektronicznie na adres e-mail: biuro@sens2015.pl

telefonicznie pod numerem: +48 660 533 445.

 

  1. Źródło danych osobowych

Przetwarzane dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Państwa (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników / Kontaktujących) lub od zatrudniających Państwa podmiotów / podmiotów, które Państwo reprezentujecie, lub w których mieniu działacie (dot. Partnerów / Uczestników / Kontaktujących), a także ze źródeł dostępnych publicznie, gdzie – jak wierzymy – dane osobowe zostały opublikowane przez Państwa samych lub za Państwa zgodą (dot. Partnerów / Kontaktujących).

 

  1. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Fundacja przetwarza Państwa dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne i w następujących celach:

  1. a) Zgoda na przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia)

Działania informacyjne przez e-mail lub telefon, w tym kontaktowanie się w sprawach: wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Fundację, lub których partnerem jest Fundacja, w tym uczestnictwa w nich oraz ich wsparcia w jakikolwiek sposób (w tym poprzez współorganizację lub partnerstwo), informowania o prowadzonych działaniach lub innych zagadnieniach związanych z działalnością Fundacji (np. w formie newsletterów lub podcastów), jak również obsługa zapytań i zgłoszeń kierowanych do Fundacji w jakiejkolwiek formie lub innych informacji przekazanych Fundacji dobrowolnie, gdzie podstawą przetwarzania jest dobrowolne wyrażenie przez Państwa zgody w jednym lub większej liczbie celów Fundacji (dot. Partnerów / Uczestników / Kontaktujących).

  1. b) Niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia)

Realizacja zawartych lub przyszłych umów, w tym obsługa transakcji zawieranych z podmiotami, które Państwo reprezentujecie lub na rzecz których działacie, dla których podstawą prawną przetwarzania tych danych jest niezbędność ich przetwarzania do wykonania umowy (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników).

  1. c) Niezbędność do wykonania obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia)

Przechowywanie Państwa danych osobowych dla celów archiwizacyjnych, w zakresie wynikającym z przepisów prawa, a także dla celów podatkowych (np. celem wystawienia faktury), rachunkowych i wykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz celem realizacji innych obowiązków nałożonych przez prawo (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników).

  1. d) Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia)

Obsługa wszelkich roszczeń na podstawie uzasadnionego interesu Fundacji polegającego na zabezpieczeniu informacji o współpracy w celu obsługi ewentualnych roszczeń (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników).

Prowadzenie analiz statystycznych i analitycznych, dla których podstawą prawną przetwarzania tych danych jest uzasadniony interes Fundacji polegający na wykorzystaniu analiz do poprawy jakości i adekwatności działań prowadzonych w ramach działalności statutowej (dot. Partnerów / Uczestników / Kontaktujących).

Informujemy dodatkowo, że Państwa dane osobowe nie są przetwarzane automatycznie, w tym w formie profilowania.

 

  1. Okres przechowywania danych osobowych

Fundacja przechowuje Państwa dane osobowe przez okres:

  1. a) obowiązywania jakiejkolwiek umowy, której stroną jesteście Państwo lub w związku z realizacją której jesteście Państwo osobą kontaktową w jakiejkolwiek sprawie, a także po jej zakończeniu w celach dochodzenia roszczeń (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników),
  2. b) związany z udzielonym wsparciem działań statutowych Fundacji, w tym w formie udzielenia wsparcia materialnego lub niematerialnego, oraz konieczny w związku z organizacją, współorganizacją lub partnerstwem wydarzeń i innych przedsięwzięć organizowanych lub współorganizowanych przez Fundację, a także których partnerem jest Fundacja, oraz przez okres następujący bezpośrednio po nim (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników),
  3. c) zasiadania w Radzie Partnerów Fundacji oraz przez okres następujący bezpośrednio po nim (dot. Partnerów),
  4. d) realizacji jakichkolwiek działań statutowych Fundacji na rzecz ich Uczestników (dot. Uczestników),
  5. e) wykonywania wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawa (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników),
  6. f) zapobiegania oszustwom lub nadużyciom, a także dla celów prowadzenia działań informacyjnych, statystycznych, archiwizacyjnych lub marketingowych (dot. Partnerów / Uczestników / Współpracowników / Kontaktujących),

nie dłużej jednak, niż przez 10 lat od wykonania umowy zawartej z Fundacją albo ich przekazania Fundacji w pozostałych przypadkach, chyba że wcześniej wyrazicie Państwo sprzeciw, a brak jest wyraźnej podstawy prawnej dla dalszego ich przetwarzania przez Fundację.

Fundacja przechowuje Państwa dane osobowe jedynie tak długo, jak długo istnieje cel dla ich dalszego przetwarzania, ale przez okres niezbędny dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych obowiązujących w zakresie ochrony danych osobowych (zasada rozliczalności) oraz umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy.

 

  1. Udostępnianie danych osobowych

Fundacja może udostępniać Państwa dane osobowe podmiotom trzecim jedynie celem realizacji usług płatniczych, przeprowadzenia audytu oraz realizacji usług obsługi prawnej, podatkowej, księgowo-kadrowej lub informatycznej.

Przekazanie Państwa danych osobowych może również nastąpić celem realizacji obowiązków Fundacji, jakie wynikają z przepisów prawa, w szczególności w ramach prowadzonych kontroli, a także partnerom biznesowym i artystycznym Fundacji, po wyrażeniu przez Państwa uprzedniej zgody na takie przekazanie.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane za granicę, w szczególności do krajów znajdujących się poza obszarem UE i EOG. W takim przypadku, Fundacja przekazuje Państwa dane osobowe jedynie po uzyskaniu Państwa zgody na takie przekazanie.

 

  1. Uprawnienia dysponentów danych osobowych

Fundacja gwarantuje spełnienie wszystkich Państwa praw wynikających z przepisów obowiązujących w zakresie ochrony danych osobowych, tj. prawa dostępu, sprostowania oraz usunięcia Państwa danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawa do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Prawo sprostowania Państwa danych osobowych przysługuje Państwu w sytuacji, gdy zauważcie Państwo ich niepoprawność. Prawo do usunięcia Państwa lub zaprzestania przetwarzania danych osobowych przysługuje w szczególności, jeśli Państwa dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Fundację lub będą przetwarzane niezgodnie z prawem.

Dodatkowo informujemy, iż poza prawem do zgłoszenia Fundacji sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, macie Państwo prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych); uprawnienia te możecie Państwo wykonywać niezależnie.